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  •  Grade: G5
  • Arrangement contractuel: contrat à durée déterminée
  • Durée du contrat: 2 ans
  • Lieu principal: Burundi-Bujumbura
  • Organisation AF_BDI Burundi
  • Horaire: à temps plein 

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OBJECTIFS DU PROGRAMME

Les CSUs ont été instaurés dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entièrement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et également assurer le respect des textes, principes et procédures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financières et tout type de transaction dans le contexte du nouveau système ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION DES TACHES

L'Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants:

I. Travel

  • 1.Organisation des voyages et des réunions. Initier et gérer les plans de réunion dans le GSM; Initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles; Gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.
  • 2.Assure la conformité et le respect des politiques liées au voyage; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions;
  • 3.Initie et fait le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système
  • 4.Gere les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission au Burundi. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise a jour des informations sur les hôtels et sites d'hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies au Burundi.
  • 5.Veille a informer le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages.
  • 6.Assiste l'ensemble du personnel dans la mise a jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais. 
  • 7.Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d'informations en cas de besoin.
  • 8.Fais le suivi avec les collègues de l'Unité Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siege pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l'OMS au Burundi.
  • 9.Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages.
  • 10.Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

II. Protocole

  • 1.Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission au Burundi.
  • 2.Initie et fait le suivi des demandes d'octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel auprès de l'UNDSS.
  • 3.Assure la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Représentant et de tout autre personnalité en visite au Burundi.
  • 4.Assure le suivi des relations entre le Bureau de l'OMS au Burundi et le Ministère des Affaires Etrangères pour toutes les procédures liées aux activités du bureau et nécessitant leur intervention.
  • 5.Produit une situation hebdomadaire des visas et arrivées et départs du bureau et assure la coordination avec la logistique pour le transport et l'hébergement des staffs et/ou consultants en mission au Burundi. Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education

  • Essentiel: Diplôme d'études secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.
  • Désirable: Bac +2 en Administration et en gestion.

Expérience

  • Essentiel: Au moins 5 années d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue.
  • Désirable: Expérience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des voyages au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.

Compétences

Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Compétences de l'OMS

  • Travail en équipe
  • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
  • la communication
  • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
  • Assurer l'utilisation efficace des ressources

Utilisation des compétences linguistiques

  • Essentiel: Connaissance intermédiaire de l'anglais. Connaissance approfondie du français.
  • Souhaitable:

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie Services généraux une rémunération attrayante, qui comprend un salaire de base annuel net à partir de 25 311 000 BIF (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de pension et l’assurance maladie, selon le cas) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATION ADDITIONNELLE

  • Cet avis de vacance peut être utilisé pour combler d'autres postes similaires du même niveau.
  • Seuls les candidats sérieusement considérés seront contactés.
  • Un test écrit peut être utilisé comme une forme de dépistage.
  • Si votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir à l'avance une copie scannée du (des) diplôme (s) / diplôme (s) / certificat (s) requis pour ce poste. L'OMS considère uniquement les diplômes de l'enseignement supérieur obtenus auprès d'une institution accréditée / reconnue dans la base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), liste mise à jour par l'Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien: http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
  • Toute nomination / prolongation de nomination est soumise au Statut, au Règlement et au Manuel du personnel de l'OMS.
  • Les fonctionnaires des autres lieux d’affectation sont encouragés à postuler.
  • Pour plus d'informations sur les activités de l'OMS, veuillez consulter le site http://www.who.int.
  • L'OMS s'est engagée à promouvoir la diversité de la main-d'œuvre.
  • Le personnel de l'OMS adhère à la Charte des valeurs de l'OMS et s'engage à mettre ces valeurs en pratique.
  • L'OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
  • Ce poste est soumis à un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de navettage du lieu d'affectation.